Análisis de Negocio
Si su organización por la situación actual está, en proyectos de ajustes internos, crecimiento o expansión y se ha visto afectado con problemas que limitan a su organización para cumplir con sus metas y estrategias, un análisis de negocio le va a ayudar a tomar decisiones para identificar una solución basada en datos para su recuperación
Análisis de causa raíz de sus problemas a nivel organización eliminan la subjetividad y supuestos que limitan la flexibilidad y control para cumplir con sus metas y estrategias.
Toma de decisiones en organizaciones
Patrón de comportamiento
La dirección reúne a los responsables de todas las áreas y empieza a preguntar a cada uno sus propuestas de mejora de acuerdo a su visión para mejorar los resultados a nivel organización. (finanzas, comunicación, recursos humanos, tecnología, ventas).
Cada uno aporto su visión, y el resultado es que cada perspectiva esta basada en su experiencia, en supuestos y sobre todo una visión limitada de su función.
Acciones sin resultados
Las decisiones tomadas son soluciones generales, temporales, y urgentes. Se apresuran a depositar sus esperanzas en las soluciones que recaban de los diferentes departamentos en un esfuerzo por encontrar una solución rápida a los problemas.
El resultado tiende a ser una pérdida de tiempo y energía en acciones que no resuelven problemas.
Ausencia análisis riguroso
Las decisiones no logran llegar a la verdadera causa del problema. Esto no se debe a la falta de esfuerzo o al interés en resolver el problema, pero la mayoría de los tomadores de decisión que enfrentan problemas de desempeño son culpables de no aportar un análisis riguroso y objetivo para comprender el problema.
No hay esfuerzo por llegar a la causa del problema o, si lo hay, es superficial e inadecuado.
Reto de una dirección efectiva
Toma de decisiones
Koontz-Weirich. “La toma de decisiones es la selección de un curso de acción, entre varias alternativas, y constituye, por tanto, la esencia de la planeación.
No puede decirse que existe un plan si no se han tomado las decisiones de compromiso, entre otras”.
Proceso toma decisiones
El proceso de toma de decisiones es el análisis y solución de problemas.
Un “problema” se define como la brecha existente entre el Estado Actual y el Estado Deseado. “Existe un problema cuando hay una diferencia entre lo que está sucediendo y lo que uno desea que suceda”
Primer paso
El primer paso en la toma de decisiones es identificar el(los) problema(s) sobre lo(s) que es necesario decidir.
Drucker, una de las habilidades principales de la dirección es su capacidad para identificar los problemas principales, es decir, las situaciones más importantes que deben mejorarse en su organización.
La indecisión en la dirección
Si las decisiones inician el proceso gerencial y mueven el trabajo en las organizaciones, su ausencia o postergación pueden afectar su efectividad e impacto en los resultados.
Postergación
Búsqueda de más información o de mejores alternativas
Parálisis por análisis
Necesitamos estudiar más el asunto, investiguemos más a fondo, conviene pedir otra opinión, aún no estoy seguro
La mayoría de las organizaciones tienen un plan estratégico
70% no logran sus objetivos
Dr. Kotter (Harvard), 5% de todas las organizaciones implementan sus estrategias con éxito y el 70% de las iniciativas estratégicas no logran cumplir con sus objetivos. El 25% restante tiene algún éxito medio pero no alcanza todo el potencial de la estrategia ideada.
Las organizaciones ejecutan proyectos como organizar mejores reuniones, integración de de equipos, programas de comunicación, capacitación de liderazgo, etc. Pero los proyectos rara vez generan los resultados deseados.
La mayoría de las proyectos no se cumplen porque la solución a los problemas no fue basada en un estudio riguroso y solo trataron de resolver los síntomas.
20% logran los objetivos
Estadísticas de empresas especializadas como Gartner, sólo en el orden del 20% de los proyectos finalizan obteniendo el objetivo planteado, en el tiempo y con los recursos estimados. Esta problemática se da en todo tipo de proyectos, y está particularmente acentuada en proyectos tecnológicos;
Standish Group, sólo en el área de Tecnologías de la Información, fallaron alrededor del 71% de los proyectos. El presupuesto se excedió en un 56% por término medio, mientras que el plazo fue sobrepasado en un 84% por término medio.
La cantidad de dinero que se pierde en el mundo, como consecuencia de malos proyectos asciende a Billones de dólares (US$).
37% no logran los objetivos
Project Management Institute, 37% de las organizaciones reportan que la identificación inexacta de requerimientos es la principal razón de falla en los proyectos
La pobre gestión de los requerimientos es la principal causa de falla en los proyectos, solo seguido del cambio de prioridades en las organizaciones.
Importancia crítica del análisis de negocio
Objetividad
La mejor manera de evitar supuestos y percepciones sobre los problemas de desempeño: hacer un análisis de la causa raíz, y ser sistemático en el análisis.
No hacer conclusiones precipitadas sobre la naturaleza del problema de desempeño o su solución
Facilita la solución
La identificación de la causa raíz de la diferencia de desempeño facilita la determinación de una solución porque la causa raíz dicta la solución adecuada.
Sin conocer la verdadera causa raíz, es solo un juego de adivinanzas sobre qué solución funcionará
Datos
El análisis de negocio no llega a conclusiones precipitadas hasta después de un análisis riguroso y confirmación con datos.
¿Por qué sus decisiones no generan los resultados esperados?
No hay tiempo
Demasiadas organizaciones, tienen en mente "no hay tiempo para dedicar tiempo a averiguar la causa del problema, ¡simplemente haga algo.RH utiliza capacitación, Operaciones utiliza tecnología.
Anécdotas
Los que toman las decisiones dicen que conocen la respuesta sin tener que hacer un análisis de los datos. Esta tendencia conduce a decisiones prematuras basadas en evidencia anecdótica. Investigación en liderazgo (Argyris, 1993).
Síntomas
Los que toman decisiones a veces confunden los síntomas con la causa (Mager & Pipe, 1997). Por ejemplo, un equipo con un desempeño deficiente puede culpar a la alta rotación si muchos miembros del equipo se van. Pero el análisis del problema puede mostrar que el problema es anterior a cualquier rotación, lo que demuestra que la retención no es la causa del problema de desempeño.
Visión limitada
La perspectiva de las personas limita su capacidad para "ver" los problemas;
Se vuelven ciegos a las cosas. Recursos humanos tienden a ver cada problema como un problema de formación (deficiencia de conocimientos y habilidades). La experiencia a menudo facilita la racionalización de no hacer un análisis de la causa raíz. Este es un problema especialmente grande porque sus antecedentes y experiencia dan forma a lo que perciben y el menú de respuestas son limitadas.
Primera causa
Con frecuencia, los tomadores de decisión se detienen en la primera causa que encuentran y no logran identificar todas las causas del problema. Es vital identificarlos para determinar qué causas tienen mayor impacto en el problema
Datos y objetividad
Un análisis de la causa raíz no tiene por qué llevar mucho tiempo ni mucho esfuerzo. Sin embargo, un análisis eficaz de la causa raíz requiere buenos datos y objetividad.
Hay una tendencia a buscar dónde aparece el problema por primera vez y luego designar esa ubicación como la fuente o causa del problema.
Análisis de negocio, base para su recuperación
Los que toman decisiones asumen que saben más porque, por lo general, están están día a día con el entorno laboral. Asumen que esto les da una mayor comprensión del problema. En realidad, aunque pueden tener algunos conocimientos previos, también les conduce a cierta hipermetropía de su parte. El conocimiento no es más profundo que el resultado de un análisis de negocio; es simplemente un conocimiento diferente (experiencia de la empresa y conocimiento del producto versus comprensión del desempeño). Por último, los profesionales de RH generalmente no son muy creíbles cuando se trata de cuestiones operativas o de resultados financieros y del negocio, lo que implica un problema más. Como analista de negocio, existe (al menos) un desafío triple con estos problemas.
Riguroso y sistémico
Es importante ser riguroso y sistemático para asegurarse de que el análisis sea preciso y objetivo.
Relacionamiento
Ser diplomático con los que probablemente vean un valor limitado en un análisis inicial porque tienen prisa y están convencidos de que no es necesario recopilar información sobre el problema. Hacer frente a estas demandas duales es un desafío pero factible
Rápido
Áreas de tecnología o RH, dicen que un análisis lleva demasiado tiempo y
se requiere soluciones inmediatas. El análisis de negocio no tiene por qué ser
lento, hay muchos ejemplos que pueden conducir a una solución más rápido que
intentar implementar una herramienta tecnológica o un programa de capacitación
o algún otro enfoque.
Actividades iniciales para su análisis de negocio
Propósito
El mejor enfoque para acortar el tiempo y el esfuerzo requeridos del análisis de negocio es saber en qué enfocarse. En otras palabras, la fase de compromiso o alineación del proyecto con los involucrados es fundamental para acelerar el proceso de análisis.
Información crítica
En lugar de entrevistar a todos en un equipo, identifique a los dos o tres elementos críticos. En lugar de hablar individualmente con todos los miembros del equipo, invítelos a una reunión para obtener todos sus comentarios a la vez y luego pase a la siguiente área de investigación.
Utilice datos existentes
Evite la duplicación de trabajo al aplicar información de otros proyectos o experiencias que son relevantes para la proyecto actual.
Decisiones
Selección de la decisión correcta
Si el análisis de negocio fue realizado correctamente, elegir la solución adecuada suele ser fácil. Un buen análisis identificará la causa (o causas) de la diferencia de desempeño.
Por ejemplo, si la causa raíz cae en la categoría de conocimientos y habilidades, entonces la solución estará en conocimientos o habilidades (como capacitación, ayudas laborales, instrucción o contratar personas que ya tener las habilidades necesarias).
Los análisis iniciales que son apresurados o incompletos llevan a una inversión de mucho más tiempo en la elección y el diseño de las intervenciones.
Evaluación de la decisión correcta
En la mayoría de los proyectos de capacitación, los resultados se evalúan al final, si el problema tuvo un impacto positivo. Esperar hasta que todo haya pasado para saber el impacto consume energía, tiempo y dinero y es una adivinanza.
Con el análisis de negocio, la evaluación comienza desde el principio del proceso. Los resultados de los objetivos de la solución constituye la base para la planeación de la evaluación.
Cuando se saben los objetivos críticos y los logros que deben alcanzarse, la solución también proporciona los objetivos de evaluación y las medidas de éxito. La evaluación efectiva comienza al comienzo del proceso.
