Operación desintegrada

La Empresa X, ha existido y tenido éxito, pero el crecimiento ha generado complejidad en su operación y actualmente es realizada manualmente soportada por hojas electrónicas, sobre todo el proceso principal que es el registro y control de ambulancias.

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Problema crítico de negocio

Identificamos un problema crítico de negocio. Disminución de ingresos generados por la desintegración en la operación.

Problema crítico proceso

Rechazo de facturas que no incluye el servicio y esto implica volver a realizar procesos de pago (hasta más de 30 días) y fastidio por quienes nos reciben los documentos.

El comportamiento de las actividades identificamos errores de captura, duplicidad servicio, captura errónea, documentación  no validada, falta firmas

Operación integrada

• ERP Odoo versión libre, en servidor virtual

• • Módulo desarrollado para el control de ambulancias.

  • Integración del módulo desarrollado con inventarios para consumo de productos

  • Integración del módulo con facturación y timbrado de facturas

  • Integración del módulo desarrollado con Cuentas por cobrar

  • Integración del módulo con Compras

  • Integración del módulo desarrollado con Cuentas por pagar

  • Contabilidad

Gestión del proyecto

• El cliente no apoyo la iniciativa de un acompañamiento del proyecto en sitio 

• Pusieron un líder de proyecto con supuesta experiencia en implementación ERP, pero sin conocer la operación de la compañía X

• La gestión del proyecto se limito a apoyar a su líder a automatizar su operación.

• 7 meses de implementación

• Se tuvieron muchos discrepancias entre los objetivos del líder y la ejecución de la operación

• Se libero  la operación y el soporte técnico existe cuando es requerido

Resultados

• Recuperación de la cobranza en tiempo y forma

• Operación integrada  con base al ERP Odoo versión libre

• Se ejecuta en un servidor virtual

• Costo actual, mensualidad fija, sin límite de usuarios

• Se están ejecutando dos compañías

• • La empresa de servicios 

  • Otra empresa de ventas de productos médicos

• Actualmente solo tienen el soporte de la aplicación en servidores virtuales y la compra de timbreas para facturación.

• La ejecución de la operación es responsabilidad del cliente

Organización como sistema

Sus líderes deben de tener una comprensión de como esta integrada su organización como sistema. De los sub subsistemas a nivel organización, procesos y ejecución, con el objetivo de tomar decisiones basadas en datos y no basadas en la experiencia de los involucrados en un proyecto de mejora

Decisiones basadas en datos

Utilizando las decisiones basadas en datos, identificamos, El problema crítico de negocio, el problema crítico de proceso, el comportamiento de los resultados.

Ayudamos a su líder de proyecto y sobre todo a su dirección a cambiar su visión del proyecto, con el único objetivo de automatizar su operación.

El objetivo del acompañamiento en el liderazgo del proyecto en sitio que no contrataron, tiene como objetivo; Integrar la visión de un proyecto de mejora, ayudar al entendimiento de su organización como sistema, y dejar las bases para una mejora continua.

Conclusiones 

Comparando este caso práctico con un modelo de Decisiones Basadas en Datos, identificamos un comportamiento similar en muchas organizaciones.

• La compañía X, no tenia y no tiene documentado sus procesos

• El líder encargado tomó decisiones basadas en su experiencia. "Ya no labora en la compañía"

• Piensan que la empresa seleccionada para implementar el ERP y el mismo ERP va a dar solución a sus problemas de proceso.

• Pero con Decisiones Basadas en Datos, logramos alinear la plataforma con los requerimientos de operación.

• La mejora se ve solamente en la integración de las funcionalidades soportadas por la plataforma.

• El tiempo de implementación se hubiera acortado en un 50% si hubieran contratado nuestro servicio de acompañamiento