En todas las empresas y organizaciones quienes toman decisiones a nivel dirección se esfuerzan por generar una mejor comunicación interna y definir la mejor forma de organizar el trabajo, y encontrar respuestas a:

• ¿Qué actividades son realmente necesarias para operar el negocio?

• ¿Cómo deberían ser realizadas?

• ¿Quién debería realizarlas?

• ¿Qué soporte, recursos se necesitan para su adecuada ejecución?

• ¿Qué resultados se deben esperar?

• ¿Cómo deberían ser monitoreados esos resultados?

• ¿Cómo lograr que a través de la ejecución de estas actividades se logre crear valor para clientes y otros involucrados clave? 

En este marco, el enfoque de la Gestión por Procesos, surge como una solución para maximizar la creación de valor en el desempeño de las operaciones del negocio, a través de la gestión efectiva y optimización continúa de los procesos. Para lograrlo, se concentra en las interconexiones que aseguran:

• Facilita de la toma de decisiones:  

  Al estar alineadas todas las áreas de la empresa, la alta gerencia evita la reiteración innecesaria de órdenes y, por ende, puede tomar decisiones de forma clara y sin entrar en contradicciones. Además, sus mensajes serán más eficaces y dispondrá de canales de comunicación adecuados en cada caso.

• Mejora la gestión e implementación de recursos: 

  Si mejora la comunicación y la relación entre las distintas áreas, es lógico que a la vez también mejore el uso de los recursos. De esta forma evitaremos la formulación de soluciones adicionales y el gasto orientado a corregir fallos.

• Favorece la calidad de los productos: 

  En la gestión por procesos, la interconexión entre distintas áreas o dependencias contribuye a mejorar las zonas improductivas de los procesos o aquellas en las que el valor añadido sea mínimo. Esto, como es lógico, ayuda a que los productos sean cada vez mejores y se ajusten a las necesidades de los clientes.

• Aumenta la satisfacción del cliente: 

  Si los productos son mejores, esto incidirá notablemente en la satisfacción de los clientes

 Pero, ¿en qué consiste una Gestión por Procesos?

 Es una propuesta sistemática y sistémica para cumplir las metas de la organización, identificando y cerrando diferencias de desempeño de sus equipos de trabajo.

 Enfoque en el negocio, en esto consiste, significa que uno debe de tener claro cuáles son las prioridades estratégicas de la organización y usar esas prioridades para guiar las decisiones sobre en qué proyectos enfocarse. No es suficiente iniciar un proyecto porque un  cliente interno lo solicita o porque hay una diferencia de desempeño.

En cualquier organización siempre hay muchas cosas que están rotas o podrían mejorarse, pero eso no significa que mejorar ese desempeño o la reparación de ese proceso interrumpido contribuirá mucho a la organización y a las metas principales de negocio. Por lo tanto, el proceso de análisis de desempeño siempre comienza con el análisis de negocio, que permita centrarse en las prioridades del negocio.

Estar enfocado en el negocio también significa determinar qué estrategias de negocio no se están cumpliendo debido a una diferencia de desempeño en particular. Solo entonces se justifica buscar cerrar esa diferencia. De lo contrario, los proyectos autorizados pueden consumir  tiempo y recursos valiosos para cerrar la diferencia de desempeño que termina sin tener un impacto significativo en la organización. Por lo tanto la Gestión por Procesos comienza determinando lo que le importa a la organización, cuáles son los objetivos estratégicos, y ayudando a la organización a alcanzar esos objetivos.

Desglose de la definición de una Gestión por Procesos.

 Propuesta sistemática significa que, frente a los problemas que afectan el logro de resultados, se evita tener conclusiones apresuradas o prematuras, se requiere hacer un análisis de la causa raíz del problema, no solo se identifica la diferencia de desempeño de sus equipos de trabajo, si no, lo que lo está causando, que pueden ser diferentes variables las causas que están generando.

 Propuesta sistémica significa que se analiza como el sistema contribuye  al problema, la causa del problema puede ser falta de motivación, un diseño limitado de responsabilidades, deficiente sistema de información, entre otras variables que pudieran ser las causas del problema. También significa entender como la misma organización afecta positivamente  la implementación de una solución.

 Ser sistemático y sistémico es entender como la organización como sistema opera, para identificar como el desempeño esta desconectado.

 Cumplir las metas de la organización, Identificar las metas del negocio es crítico. La mayoría de las organizaciones y gerentes asumen que los objetivos de negocio son claros. Esta suposición a menudo es incorrecta. La gerencia insiste en que todas las unidades de la organización deben de poner más énfasis en los objetivos de negocio y de centrarse en el resultado final.

 Desafortunadamente, la mayoría de las personas en la organización (y eso definitivamente incluye capacitación, profesionales de DO, RR. HH., Gerentes de línea y directores de departamento) están tan ocupados que pierden de vista lo que es realmente crítico para la organización. Además, a pesar de las mejores intenciones, es fácil eventualmente evolucionar hacia silos organizacionales donde el trabajo se enfoca de manera más limitada y los equipos de trabajo son menos conscientes del panorama general.

 Por lo tanto el punto inicial de cualquier proyecto de mejora con la Gestión por Procesos es la identificación de las metas de la organización, estas deben de ser identificadas y determinar cuál es el desempeño crítico de sus equipos de trabajo para satisfacerlas. Al realizar esta importante actividad se van a separar muchos problemas irrelevantes y menores.

 Identificar y cerrar las diferencias de desempeño , no es tan fácil como se escucha. Es una discrepancia entre los logros actuales y deseados por parte de sus equipos de trabajo. La diferencia podría estar con el desempeño existente (no están cumpliendo con las expectativas) o el desempeño futuro (todos están bien ahora pero la gerencia va a elevar el nivel y espera que todos tengan un desempeño más allá de los niveles actuales).

La dirección puede exigir soluciones particulares, afirmando: "¡Mi personal es demasiado ineficiente! Necesitan gestión del tiempo capacitación". Esa demanda no es una diferencia de desempeño, solo una solicitud de una solución particular (en este caso, capacitación en administración del tiempo). Hay veces que hay que ayudar a la gerencia a determinar cuál es la diferencia de desempeño real. Específicamente, Es necesario identificar cuáles son los resultados o logros de los que sus equipos de trabajo son responsables y qué discrepancia existe entre el desempeño actual y los niveles esperados. A menudo, esto puede tener problemas con lo que realmente se espera y cómo se mide.

Cerrar las diferencias de desempeño significa encontrar una solución para abordar las causas fundamentales de la diferencia, implementar la solución y luego evaluar cuánto éxito se logró al eliminar la diferencia. Dado que enfocarse en el desempeño significa asumir más problemas que solo las diferencias de conocimiento o habilidades, gran parte del diseño y la entrega de la intervención involucrará a alguien que no sea el consultor de desempeño. Probablemente no sea rentable implementar todas las soluciones relacionadas con el problema porque muchas diferencias  de desempeño tienen 10 o 12 causas con numerosas soluciones, por lo que implementarlas no es realista. Recuerde: debido a que el objetivo es cumplir con los objetivos de la organización, la evaluación generalmente se centra en qué tipo de progreso se realiza en la organización y, por lo tanto, determina los motivos para la evaluación.

La Gestión por Procesos implica una medición para determinar en qué medida ha podido cerrar la diferencia de desempeño y cumplir con las metas de la organización.

 Ahora que usted entiende y conoce los beneficios de la gestión por procesos, vea cómo mejorar sus ingresos con esta propuesta en su organización.