Los departamentos de Recursos Humanos
Tienen muchos procesos, y la mayoría del tiempo no están automatizados. ¿Qué significa que no estén automatizados? Significa que miles de solicitudes son manejadas manualmente, vía mail, whatsapp, interminables hojas de excel, y muchas veces la información termina perdida en alguno de estos medios, o se encuentra duplicada en todos ellos.
Además de ser ineficiente, da una sensación de falta de profesionalismo a lo largo de toda la empresa, pues el departamento de Recursos Humanos es transversal a toda la organización. Incluso es la primera impresión que nuevos candidatos tienen sobre la compañía.
¿Cómo podemos automatizar los procesos de todo el departamento?
Algunos ejemplos de procesos típicos
Se pueden mejorar y automatizar
Solicitud de nuevo personal
Reclutamiento y selección
Inducción de nuevo personal
Desvinculación de personal
Solicitud de capacitación y desarrollo
Evaluación de desempeño
Solicitud de baja y/o renuncia
Aviso de ausencia
Solicitud de vacaciones
Cambio de puesto
Solicitud de descuentos
Muchos más
La gestión de estos procesos en forma manual
Toman mucho más tiempo del esperado. Pero además, los papeles y emails se perdían. En consecuencia, los empleados debían preguntar varias veces por el estado de sus solicitudes.
Probablemente esto genera estrés en los departamentos de Recursos Humanos, buscando respuestas y brindando un servicio no deseado. Sin mencionar que esto no colabora para la retención de talentos, no sólo en el departamento de RRHH, sino que a lo largo de toda la organización, por no tener respuestas en los tiempos esperados.
Automatización de procesos de RRHH en tres pasos
Definir el formulario
Define los campos que almacenarán información
relevante para el flujo de trabajo. Por ejemplo, en un proceso de solicitud de
vacaciones: la fecha de salida, la fecha de reintegro, etc.
Define el workflow, o flujo de trabajo
Define las tareas que las personas completarán. Asigna usuarios y roles a cada tarea. Siguiendo el ejemplo del proceso de solicitud de vacaciones, las tareas serían: Aprobar las Vacaciones, Registrar la Licencia, etc.
Despliega el proceso
Úsalo. Mídelo. Mejóralo !
Estableciendo
el flujo de
trabajo formalmente, el proceso y sus etapas quedan claras para
las personas que lo deben llevar adelante. Se establecen responsables para
ejecutar cada tarea, hay mejor cumplimiento de las reglas de negocio, y se
puede procesar y dar respuesta en tiempo y forma.
INTEGRADOC nuestra herramienta de automatización, permite el uso de formularios
públicos, que permiten a personas no autenticadas en la plataforma,
es decir, que no tienen usuario, completen la solicitud de licencia, o
completen cualquier otro formulario que se necesite.
De esta forma se podrá
generalizar de forma simple el uso de la plataforma a lo largo de toda la
compañía, sin necesidad de que todos los miembros sean usuarios del
software.
Beneficios de la automatización
Recursos Humanos
Mejor servicio dentro de la empresa y mejor respuesta a los empleados
Los emails sin contestar se cambiarán por notificaciones automáticas del estatus del proceso, haciendo que el empleado pueda estar enterado de lo que pasa con su solicitud en todo momento
Asegurar el cumplimiento de los procesos internos, y de las reglas de negocio.
Cada solicitud seguirá los pasos (tareas) definidos en el workflow, y no otros..
Ahorro en costos
Reducir papeles/emails. Eliminar el trasiego, traslado y almacenamiento de papeles.
Aumentar la productividad y desempeño del equipo de RRHH.
No sólo se evitan tareas innecesarias, sino que además estarán más conforme con su trabajo dado que atenderán tareas más desafiantes, automatizando las tareas repetitivas.
Medir el funcionamiento de los procesos
Obtener información y datos objetivos, cómo el tiempo que insume cada etapa, para poder tomar decisiones de negocio objetivas.
Mejorar la auditoría y trazabilidad
INTEGRADOC almacenará una traza completa de quién hizo qué y cuándo para cada instancia de proceso
Facilitar el trabajo colaborativo, remoto y asíncrono
Mejorar la gestión del conocimiento a través de la Gestión de Procesos de Negocio.
INTEGRADOC
Solución BPM
Cuenta con tecnología low-code/no-code, permite automatizar estos procesos en cuestión de horas. Lograrás ver resultados claros y objetivos en cuestión de horas.
Optimizar un departamento tan vital como el de Recursos Humanos, significa optimizar el funcionamiento de toda la empresa.
Pero lo más importante aún, es el hecho de que no son necesarios los conocimientos en programación para lograr una completa automatización.
