Uno de los mayores problemas para hacer crecer su empresa es el flujo de efectivo. Sin embargo, cuando una empresa trabaja para mejorar su flujo de efectivo, generalmente tiene una solución: "Necesitamos más ventas " Más ventas no puede ser la mejor solución, ya que el desafío del flujo de efectivo puede ser por una causa diferente.
El proceso de negocio "Pedidos-Cobranza" (O2C).
Una de las principales causas está en el proceso O2C. Es el proceso completo de la primera vez que recibe un pedido o vende un producto hasta el momento en que recibe el pago de sus productos / servicios. Son las acciones que realiza para vender y entregar productos a su cliente. Todo comienza aquí; y sin él, su empresa no vende productos / servicios ni genera ingresos. Alrededor del 30% de los costos operativos de su departamento de contabilidad se destinan a administrar el proceso O2C. Este proceso mal administrado puede costar a las empresas entre el 6% y el 25% de sus ingresos
Oportunidades de mejora
Estandarizar
Visión horizontal
O2C es un proceso complejo e inter funcional que involucra múltiples departamentos diferentes (marketing, ventas, distribución, precios, servicio al cliente, logística, producción, crédito, CxC, contabilidad.) que lidera a innumerables traspasos de responsabilidad dentro del ciclo completo. Cuando un proceso operativo de O2C no está integrado o estandarizado, su empresa corre un alto riesgo de afectar su flujo de efectivo
Falta de controles
El proceso O2C es un proceso complejo y multidisciplinario, con múltiples traspasos de responsabilidades. Por lo tanto, una estructura de controles robusta es crítica.
Indicadores de gestión
Falta de KPI´s claramente definidos y significativos
Oportunidades de mejora
Ejecución
Entrega pedidos
Problemas de cumplimiento de entrega.
Gestión pedidos
Alto número de errores en la toma de pedidos
Gestión indicadores
DSO altos, La mayoría de las empresas operan su departamento de administración de crédito en dos direcciones claras: minimizar el riesgo (calificación crediticia) y obtener el efectivo lo más rápido posible (cobros). Cuanto más eficientes sean sus procesos operativos de O2C, menos tiempo y recursos tendrá que tener un negocio se invierte en cobros y los analistas de crédito pueden enfocarse en cómo permitir el crecimiento comercial mientras mitigan o controlan el riesgo.
Oportunidades de mejora
Tecnología
Amplia variedad de sistemas ERP en uso.
Cuando el servicio al cliente está trabajando en un ERP, el Departamento de crédito en otro, la Cadena de suministro en un tercero y las Ventas en un cuarto, una empresa tiene una estructura de interfaz compleja, si es que está interconectada. lo que impacta negativamente en la visibilidad, flexibilidad y sus capacidades de toma de decisiones, sin mencionar el costo de mantenimiento.
Información
Los datos maestros son una de las partes más importantes pero a menudo ignoradas o subestimadas en todo el proceso de O2C. Ya sea su producto, precio, cliente, crédito u otros datos maestros, una actualización desactualizada o no oportuna y un campo verificado pueden tener fácilmente un impacto negativo.
Proceso manual
La entrada manual es una actividad sin valor agregado que viene con un perfil de alto riesgo. Implica la participación humana en áreas donde puede y debe ser limitado. Ya se trate de pedidos de ventas, direcciones de entrega, conocimiento de embarque o comprobante de entrega, programación y enrutamiento de pedidos, todas estas actividades pueden automatizarse en su totalidad o en gran medida en beneficio del cliente y la eficiencia general de una organización.
El proceso de negocio "Pedidos-Cobranza" (O2C)
Es el corazón de su operación. Si este proceso tan importante de su negocio no se maneja de la manera más rentable y eficiente, su resultado final se verá afectado. Puede causar daños financieros y dañar su buen nombre con clientes y proveedores. Necesita un proceso simplificado para mantenerse rentable y para la retención de clientes. Si su proceso se rompe, los clientes eventualmente perderán la fe en sus servicios y encontrarán otro proveedor.
Sin el capital de trabajo generado por estos ingresos, no tiene ningún flujo de efectivo para pagar sus facturas ni comprar las materias primas necesarias para reponer su inventario, todas las actividades del ciclo son necesarias para el resultado final deseado
Recibir el pago
Para reducir este tiempo, primero debe visualizar y comprender los pasos del ciclo de Pedido-Cobranza (O2C)
Cómo puede ayudar VIRE
Si tiene un ciclo ineficiente, se está abriendo al potencial de una gran pérdida financiera. Si alguna parte del proceso Pedidos-Cobranza es ineficiente, todo el proceso se interrumpe. Cuanto antes solucione el problema, antes podrá ver su aumento general de rentabilidad.
Nuestro enfoque es aplicar una gestión del cambio desde los procesos que sustentan la operativa, como catalizador para la modernización de la organización y la adopción de las tecnologías de BPM y Workflow
VIRE y su integración con INTEGRADOC apoyamos a los clientes que lo requieran con servicios de consultoría especializada en la disciplina de gestión de procesos de negocios (BPM y Workflow) y en gestión documental. Realizamos una mejora de los procesos de su organización mediante encuentros con actores claves dentro de su empresa u organización, para recibir la información de primera mano.
RESULTADOS
Modelaremos en conjunto los procesos, utilizando diagramas gráficos y notación estándar. Esto nos permite discutirlos y afinarlos iterativamente. A esos efectos, emplearemos la notación BPMN (estándar de la OMG).
Instrumentaremos indicadores de desempeño (KPI’s) en un dashboard, para la medición y análisis de los procesos, para tomar decisiones basadas en indicadores objetivos y no en percepciones. Nuestros servicios de consultoría en BPM tienen siempre el objetivo de construir las capacidades en el cliente. Para ello, el enfoque siempre será de trabajo conjunto, con equipos mixtos. Estos equipos trabajarán en la instrumentación de los procesos. Servirá como entrenamiento y generará las capacidades necesarias para mantener esos procesos en el futuro, así como crear nuevos
