¿Qué es un Proceso de Negocio?
Toda organización, sin importar si es una agencia gubernamental, una organización sin fines de lucro o una empresa, tiene que gestionar una serie de procesos.
Un ejemplo de un proceso de negocio es el proceso Pedidos-Cobranza. Se inicia cuando un cliente envía un pedido de compra de un producto o servicio, incluye las actividades de verificación del pedido, entrega del producto o servicio y entrega de la factura, y finaliza cuando el cliente ha realizado el pago correspondiente y es registrado en la contabilidad.
Otro ejemplo común es el proceso de cotización a un pedido, que precede al proceso de pedido a cobro. Comienza cuando un proveedor recibe una solicitud de cotización para la compra de un producto o servicio, incluye actividades para preparar la cotización y finaliza cuando el cliente coloca una orden de compra basada en esta cotización.
Eventos y actividades
Los eventos ocurren instantáneamente, durante la ejecución de un proceso, como la llegada de un pedido de un cliente. Las actividades tienen duraciones, requieren recursos para su ejecución y podemos verlas en diferentes niveles de detalle. Cuando una actividad es bastante simple y puede verse como una tarea. El término tarea se refiere a una acción realizada por un solo participante del proceso, mientras que el término actividad se usa para referirse a unidades de trabajo
Actores
Son personas, organizaciones completas o sistemas de software que actúan en nombre de los personas en una organización. Los procesos manipulan diferentes objetos. Estos objetos pueden ser objetos físicos como equipos, materiales, productos o documentos en papel, u objetos informativos como facturas electrónicas u otros tipos de registros electrónicos. Finalmente, se espera que la ejecución de un proceso conduzca al resultado deseado. Idealmente, un resultado debería aportar valor a los actores involucrados en el proceso.
Proceso de negocio
Colección de eventos, actividades y puntos de decisión interrelacionados que involucran a varios actores y objetos, que colectivamente conducen a un resultado que es de valor para al menos un cliente. Dado que los procesos están en el corazón de toda organización, es necesario gestionarlos de forma sistemática. Este es el objetivo de Business Process Management (BPM).
BPM - Gestión de Procesos de Negocio
Es un conjunto de métodos, técnicas y herramientas para identificar, descubrir, analizar, rediseñar, ejecutar y monitorear los procesos de negocio con el fin de optimizar su desempeño.
¿Por qué son importantes los Procesos de Negocio?
La velocidad con que las empresas deben adaptarse a un mercado cada vez más cambiante las vuelve vulnerables frente a sucesos e incidencias que escapan de su control.
Las situaciones de crisis son un atributo inseparable de la economía de mercado y, tarde o temprano, cualquier suceso que impacte al entorno empresarial puede hacer saltar las alarmas y generar condiciones de inestabilidad económica, financiera y política en cualquier organización.
Por esta razón, la creación e implementación de una gestión de procesos optima y bien estructurada que pueda soportar las operaciones frente a cualquier crisis o cambio súbito del mercado se ha convertido en una acción clave para las empresas de hoy en día.
Optimización
Una gestión bien integrada de procesos genera constantemente importantes reducciones de costos (entre 30 y 50%) y ayuda a incrementar la rentabilidad de las operaciones. Es así que, frente a escenarios adversos, las empresas pueden adaptar rápidamente su estrategia de costos y mantener sus operaciones sin necesidad de sacrificar significativamente su productividad y rentabilidad
Flexibilidad
La gestión de procesos se basa en la mejora continua y en la optimización de recursos mediante un sistema integrado a nivel de empresa, es por esta razón que al momento que aparecen los primeros síntomas de una crisis, las empresas pueden adaptar rápidamente sus operaciones a las nuevas condiciones del mercado y minimizar las consecuencias que estos periodos podrían generar.
Recursos
Dedicar los recursos necesarios a los procesos que generan valor: Con la implementación de estrategias que permitan una óptima gestión de procesos en épocas de crisis, las empresas pueden seguir centrándose en las actividades que realmente agregan valor al negocio sin preocuparse por las consecuencias que puedan sufrir otros procesos de soporte y administración de la empresa. Una sólida estructura de la gestión de procesos garantiza una rápida respuesta por parte de toda la organización.
Generación de valor
Fortalecer la confianza del cliente: Cuando las empresas consiguen generar una gestión de procesos exitosa, pueden continuar sus operaciones con normalidad sin afectar los servicios a sus clientes, lo que fortalece su relación con ellos. Esta gestión al permitir combinar de manera exitosa equipos de personas con herramientas tecnológicas logra retener a sus clientes y conseguir nuevos prospectos
¿Cómo estructurar un Proceso de Negocio?
En cualquier organización siempre hay muchas actividades ineficientes o qué podrían mejorarse, pero eso no significa que mejorar ese desempeño específico o reparar ese proceso contribuirá mucho a la organización y a las metas del negocio.
Por lo tanto, el proceso de analizar el desempeño siempre comienza con un análisis de negocio. Significa Identificar cuáles son las prioridades estratégicas de la organización y usar esas prioridades para guiar decisiones sobre en qué enfocarse. Qué objetivos de la organización no se están cumpliendo debido a una diferencia de desempeño particular.
Identificación del problema
Validación de la Estrategia, Identificación de los Problemas Críticos del Negocio/Oportunidades y Factores Críticos de Éxito, Desarrollar plan de mejora de desempeño.
Definición del proyecto
Establecer los Límites del Proyecto, .Metas de Proyecto, Restricciones y Supuestos identificado, Roles de Proyecto definidos, Plan de proyecto desarrollado
Análisis y diseño
Proceso actual, Desconexiones, Proceso optimizado diseñado, Indicadores del Proceso, Recomendaciones y Estrategia de Implementación aprobadas
Gestión del cambio
Planeación implementación, Ejecución implementación, Revisión implementación
Gestión del proceso
Procesos gestionados para un desempeño óptimo, Roles y responsabilidades de la gerencia claros, Sistema de indicadores (métricas), Desempeño planeado, con soporte y gestionado
Organización como sistema
La organización como un sistema integrado de procesos, Los tres niveles de desempeño están integrados, Desempeño del sistema es planeado y gestionado, Desempeño es monitoreado y analizado usando el sistema de indicadores integrado.
¿Cómo estructurar el contexto de un Proceso de Negocio?
Alineación estratégica
La vinculación entre la estrategia y la capacidad del proceso debe aclarar cómo la estrategia de negocio influye en los procesos de negocio y viceversa. La arquitectura de procesos empresariales admite varias tareas de análisis. Los indicadores de desempeño del proceso deben definirse para medir hasta qué punto se logran los resultados del proceso. Finalmente, también las opiniones de los clientes del proceso y las partes interesadas deben ser monitoreadas constantemente.
Equipo de gobierno
Equipo de gobierno se ocupa de la definición de una rendición de cuentas transparente en términos de roles y responsabilidades para los diferentes niveles de BPM. También está relacionado con los roles y responsabilidades de BPM. Éstos deben estar claramente definidos. El equipo de gobierno necesita un sistema de medición del desempeño del proceso sobre el que basarse. Además, se deben establecer estándares, convenciones y pautas de BPM y controles de calidad correspondientes.
Metodología
Marco sistémico y sistemático para lograr las metas de la organización, alineando las diferencias de desempeño
Tecnología BPM
Las nuevas tecnologías de la información pueden mejorar los procesos de negocio de diferentes formas. Los efectos de automatización se materializan cuando se utiliza una nueva tecnología para automatizar tareas que se han realizado previamente de forma manual en un proceso empresarial.
La distinción de estos diferentes tipos de efectos ayuda a evaluar el potencial de mejora de las tecnologías emergentes como el Machine Learning, RPA o Blockchain. De esta manera, BPM es una metodología y tecnología clave para cosechar los beneficios del surgimiento de nuevas tecnologíasHerramientas para el modelado de los procesos, Un potente motor para ejecutar dichos procesos, Herramientas de análisis en tiempo real (BAM) y de forma histórica (BI), Una interfaz de usuario final amigable, ágil y compatible con dispositivos móviles para asegurar que todas las personas puedan acceder y completar su trabajo.
Personas
El factor personas se refiere a los diferentes individuos y grupos que están directamente involucrados en la realización de los distintos proyectos de BPM pero, lo que es más importante, también a aquellos que se ven afectados por dichos proyectos. Lo que debe entenderse es a qué conocimientos tienen acceso las personas y cómo se produce la interacción entre ellos para lograr una mejora del desempeño de los procesos comerciales.
Cultura
Se refiere a los valores y creencias de las personas que trabajan en la organización y, más específicamente, hasta qué punto estos estimulan una mentalidad de pensamiento de procesos y una actitud positiva hacia el rediseño de procesos. La cultura abarca, entre otros, la capacidad de respuesta al cambio de proceso en la organización, la incorporación de valores y creencias del proceso, la adherencia al diseño del proceso, la atención del liderazgo.
¿Futuro de la gestión de Procesos de Negocio?
Gestión por procesos continúa siendo una herramienta crucial para cualquier organización que esté tratando de mejorar sus operaciones. Surgirán nuevas tecnologías que brindarán nuevas oportunidades para obtener efectos de automatización, efectos de información y efectos de transformación. La digitalización cambiará los puestos de trabajo y los perfiles de trabajo
Análisis
Un estudio sobre cómo la digitalización cambiará los puestos de trabajo y los perfiles de trabajo. "El alcance de la informatización en el siglo XXI dependerá en parte de enfoques innovadores para la reestructuración de tareas". La reestructuración de las tareas y, en general, las operaciones es exactamente lo que le preocupa a BPM
MIT Sloan Center
Sebastian 2017 "How Big Old Companies Navigate Digital Transformation"
BPM está desarrollando una perspectiva estratégica más sólida, que tiene el potencial de respaldar las estrategias digitales de experiencia con los clientes y soluciones digitalizadas.
Harvard Business Review
BPM está evolucionando hacia una “estructura más fina” a través de Robotic Process Automation, que busca mejorar la eficiencia y la calidad a partir de la automatización de rutinas repetitivas de alto volumen (Lacity 2015)
