Beneficios
"Order to Cash", uno de los procesos sustantivos de una organización
Reducir los días que transcurren desde el pedido del cliente hasta el cobro DSO (Days Sales Outstanding)
Disminución de costos en un 30%
Incrementar el flujo de efectivo de un 6% a un 26%
Reducir los errores que se cometen desde el registro hasta la entrega de órdenes
Mejorar la comunicación e integración entre los departamentos que participan (comercial, facturación, producción u operaciones, cobranza, logística, almacén, etc.)
Poder hacer una mejor planeación de la producción y financiera
Mejorar la satisfacción al cliente
Necesidad de alineación del proceso “Order to Cash”
En muchas organizaciones sus colaboradores no tienen claridad en cuanto a la forma cómo sus actividades cotidianas están relacionadas a los objetivos estratégicos de su empresa. Realizan sus actividades sin una clara conciencia de cómo sus objetivos están articulados con las metas, y visión de la organización, información que sin duda beneficiaría para un mayor compromiso y, por ende, el cumplimiento de los objetivos propuestos, optimizando el desempeño de cada uno. De hecho, puede suceder que se estén desempeñando sin un rumbo claro, incluso, trabajando muchas veces con propósitos encontrados, lo cual dificulta avanzar.
¿Qué es el proceso “Order to Cash?
El proceso “Order to Cash”, también conocido como “O2C”, “OTC” integra todas aquellas actividades que se realizan en una compañía desde que se hace una solicitud de cliente (pedido), hasta conseguir el pago de sus clientes y es registrado en la contabilidad.
Actividades generales.
Registrar los pedidos u órdenes de diferentes canales (correo electrónico, teléfono, Internet, mostrador, etc.)
Completar o producir la orden
Facturar
Enviar y obtener el visto bueno de la factura
Planear la logística
Entregar
Cobranza y aplicación contable
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Áreas involucradas
Clientes (Cotizaciones / Ordenes)
Ventas
Servicio al cliente
Finanzas y contabilidad
Cadena de suministro
Producción / Operaciones
Logística
Facturación
Cobranza
¿Dónde esta la necesidad de alineación?
Debido a la naturaleza compleja del proceso O2C, más de 30% de los costos operacionales de su departamento de contabilidad son invertidos para soportar este proceso. Además, se trata de un proceso multi funcional, ya que toda la empresa está integrada en él: Marketing, Ventas, Contabilidad, Inventario, Producción, Distribución, Supply Chain y Logística. Con esto, debido al hecho de la responsabilidad por el orden de procesamiento pasar por varios sectores, una ineficiencia operacional es identificada.
Silos
La empresa debe pensar en lo que implica todo el ciclo desde el pedido hasta el cobro. Es literalmente cómo se ejecuta todo el negocio. Agilizar el pedido al proceso es fundamental para mejorar y mantener la rentabilidad, la retención de clientes y el crecimiento general del negocio. Un proceso lento o interrumpido en cualquier lugar a lo largo del ciclo puede causar un daño significativo a la compañía de diferentes formas.
Servicio al cliente
Un ejemplo sería el de un cliente que se marcha a la competencia porque está teniendo problemas con el cumplimiento de sus pedidos. Si se retrasan constantemente o se envían pedidos incorrectos, eventualmente se cansará y encontrará rápidamente otro proveedor de producto o servicio. O durante la etapa en la que el cliente ha dado algunas excusas para no pagar su factura y ahora se ha retrasado 120 días, lo que deja a la empresa luchando por encontrar financiamiento.
Necesidad de alineación
La mayoría de las empresas luchan siempre en el final del ciclo, recaudando el dinero que se les debe. Por lo general, a las empresas les cuesta cobrar no porque el cliente dispute una factura o evite el pago, sino porque la empresa no tiene la visibilidad de las cuentas por cobrar y las herramientas que necesita para identificar rápidamente las facturas atrasadas que le permitan tomar medidas proactivas para rectificar la situación.
Subprocesos "Order to Cash"
Pedido-Entrega
Doble entrada de pedidos.
Retrasos entre la colocación de la orden y el envío.
Entrega de pedidos que no coinciden con las facturas.
Mala información de los inventarios, que hace que los representantes de ventas rechacen clientes o devuelvan pedidos incluso cuando los productos están en stock.
Facturación-Cobranza
La existencia de un gran número de acuerdos de venta únicos entre su empresa y sus clientes que especifican descuentos variables o condiciones de pago no estándar.
Los representantes comerciales cierran acuerdos debido a prácticas y promesas no autorizadas.
Errores en los documentos originales y facturación incorrecta.
Un gran volumen de notas de crédito emitidas.
Facturas que se envían tarde o que no se emiten a tiempo
Lagunas de información entre ventas, facturación y envíos.
VIRE con su enfoque sistémico le va a ayudar con la operación con un análisis de la situación de la compañía, logrando datos de los procesos por los que pasó el pedido. Así se logra que la organización trabaje para identificar las desconexiones y siempre ganando visibilidad en los diferentes patrones en los pedidos de los clientes, los pagos, los productos, la optimización logística y un sinfín de percepciones de negocios que pueden significar mejores operaciones e innovaciones en el emprendimiento. Es vital para garantizar la eficiencia en las operaciones de la organización.
Optimizar el proceso "Order to Cash", genera información y mejora en los flujos de capital de la organización, una ves sistematizado, vamos a automatizarlo con una aplicación ERP e integrar todos los componentes externos a través de un BPM
