Anatomía de desempeño
Presentamos la anatomía de desempeño de la gestión de un proyecto utilizando el análisis de negocio con pensamiento crítico.
Iniciamos esta historia utilizando una herramienta para entender el modelo de negocio de la empresa, identificar y definir la meta principal de la organización, el problema que limita conseguirla, los resultados que está generando y que está impactando negativamente sus ingresos.
Anatomía
Anatomía de desempeño de una empresa de desarrollo de software
Meta de la organización
Entregar a sus clientes en tiempo y forma los requerimientos funcionales solicitados.
Problema
Necesidad de conocer la rentabilidad de cada proyecto.
Análisis de negocio
En muchas organizaciones para tomar decisiones de soluciones a problemas que están afectando las metas de la organización, están basadas en supuestos, experiencias de la persona que toma la decisión, en opiniones etc. y como resultado contribuyen a un gran número de implementación de proyectos que no tienen éxito.
El análisis de negocio inicia con la identificación y definición de las metas que no se están logrando y los procesos diseñados para lograrlas, en este caso se identifica la cadena de valor que genera los resultados la cual llamamos "Entrega de requerimientos". proceso desde la solicitud de requerimientos, hasta la entrega de la funcionalidad requerida, en forma general definimos las siguientes etapas.
Cuerpo de gobierno
La investigación y análisis de datos es la actividad inicial de esta etapa, con el apoyo de todos los interesados en el proceso y apoyo de la dirección. El trabajo de facilitador con todas los involucrados es una habilidad para obtener datos y documentarlos con el objetivo de que el análisis de negocio este basado en hechos.
Recopilación de información
Preguntas específicas de un modelo de desempeño son realizadas a los involucrados en el proceso.
Cadena de valor
Utilizando la información recopilada de las reuniones con el cuerpo de gobierno, se utilizando una herramienta de análisis con el objetivo de validar el entendimiento de la cadena de valor, y le dimos el nombre de "Entrega de requerimientos". Con esta herramienta todos los involucrados están enfocados en el mismo objetivo, identificación de problemas, etc..
Análisis de problemas
Con base en la herramienta de la cadena de valo se realiza un análisis de cada una de las etapas "Entrega de requerimientos", identificando los problemas por etapa y posibles causas y se valida con todos los involucrados.
Identificación de causas
Utilizando la herramienta de la cadena de valor, se realiza un análisis para identificar las causas de los problemas, utilizando el mismo esquema de reuniones con los involucrados
Análisis de causas
Con base en una herramienta de análisis son identificadas las causas de los problemas de cada una de las etapas del proceso con el detalle y origen y se valida con todos los involucrados.
Resultado del análisis de negocio es una arquitectura de negocio, se identificada la relación que tiene la integración de los procesos y comportamientos de la operación para entregar en tiempo y forma los requerimientos funcionales solicitadas por sus clientes, los problemas y causas que generan el desempeño actual soportada por datos. Con estos hechos se desarrollan recomendaciones de mejora.
Diseño de la solución
Con la arquitectura de negocio se apoyo a la dirección en el diseño y plan de implementación de la solución, entre otras soluciones es la automatización es a través de una plataforma tecnológica que incluye un módulo de gestión de proyectos open source y una infraestructura de un servidor en la nube.
Arquitectura de negocio
La arquitectura del negocio del proceso "Entrega de requerimientos" de la empresa de desarrollo de software, es la base para definir la arquitectura tecnológica que va a soportar la implementación de la solución principal.
WEB Open Source
La herramienta que se utilizo es el modulo de gestión de proyectos Open Source para utilizar su funcionalidad, facilidad de comunicación entre sus integrantes, ambiente web y facilidad de desarrollo para alinear las necesidades de negocio.
Módulo proyectos
El modulo de proyectos es utilizado en su base original, en una etapa posterior se va a optimizar su funcionalidad en la propia plataforma .
Planeación y ejecución de la implementación de la solución
Planeación y gestión del desempeño
La arquitectura de negocio del proceso "Entrega de requerimientos y el diseño de la solución es el recurso principal para hacer un plan detallado de la implementación, ejecutar la implementación, gestionar el cambio y evaluar los resultados del desempeño en el logro de la meta.
Herramientas utilizadas en la ejecución
Scrum
La metodología SCRUM es utilizada para la planeación de actividades
Kanban
El Kanban del módulo de proyectos es utilizado para el monitoreo y control de las etapas de desarrollo
Mejora continua
El modelo VIRE Generador de Impacto es utilizado para la mejora continua de la ejecución de las tareas.
Ejecución de la implementación
Planeación de actividades
Ejecutando el plan, es utilizada la aplicación para la gestión de las etapas del scrum y monitoreadas en el Kanban del módulo.
Registro de actividades
El registro diario de cada tarea por etapa genera información para monitorear el avance del scrum,
Reforzamiento
Las características de comunicación de la herramienta permite hacer un reforzamiento diario, por tarea y etapa.
Gestión del cambio
La arquitectura de negocio, permitió conocer y entender a cada uno de los involucrados en el proceso y para una implementación exitosa requiere hacer que se hagan las cosas, conocer los diferentes estilos e intereses y la gestión del cambio es todo un proceso que soporta la implementación. Se están utilizando tres herramientas en este proyecto y soportado por la arquitectura de negocio, la gestión del cambio inicia desde el análisis del problema, antes de la implementación.
Micro gestión
Para lograr el cambio internamente en cada uno de los integrantes del equipo, se esta utilizando El Pensamiento Crítico con base en la metodología GROW para desarrollar la responsabilidad en los objetivos de cada integrante.
Reforzamiento
El reforzamiento que realizamos fueron a los resultados de cada uno de los consultores y por cada etapa y a la calidad de la funcionalidad recibida por el cliente.
Acompañamiento
Utilizando la funcionalidad de comunicación de la plataforma de proyectos, se generan notas por tarea y etapa para ayudar a cada integrante a optimizar la microgestión.
Evaluación de resultados de la solución
La evaluación además tener la responsabilidad de medir los resultados en varios niveles, se ha evaluado el grado en que los integrantes han mejorado sus habilidades, y evaluar el impacto que tiene la solución en las metas de la empresa.
Evaluación
La evaluación del scrum semanal, se basa en KPI´s para medir el nivel de desempeño individual y por equipo.
OKR's para evaluar los resultados individuales y por etapa y de esta forma definir y ejecutar estrategias pars incrementar el indice de desempeño semanal, mensual y lograr los resultados planeados.
